Alle Unternehmen müssen ihre wichtigen Dokumente nachverfolgen, organisieren, gemeinsam nutzen und verwalten – aber aufgrund der Art der Bauarbeiten ist ein sicheres, digitales, cloudbasiertes Dokumentenspeichersystem für Bauunterlagen besonders wichtig. Da die Durchführung von Bauprojekten ein komplexes Projektmanagement und die Zusammenarbeit der Stakeholder erfordert, haben Bauunternehmen einen besonders hohen Bedarf an einem durchgängigen, cloudbasierten Dokumentenmanagementsystem.

Bauprojekte erfordern die Zusammenarbeit mit mehreren Stakeholdern sowie die Verwaltung der Kommunikation zwischen den Teams. Zudem muss sichergestellt werden, dass alle Beteiligten auf Grundlage aktueller Baudokumente wie Zeichnungen, Änderungsaufträge und RFIs arbeiten. In der Baubranche ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Projektdokumente in einer zentrale Informationsquelle organisiert sind. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass das gesamte Bauteam über die vollständigen und aktuellen Informationen verfügt, die es benötigt, um die Arbeit richtig zu erledigen.

• Bessere Zusammenarbeit – Durch die Speicherung von Dokumenten in einer cloudbasierten, digitalen Plattform können Sie Teammitgliedern und Stakeholdern problemlos das richtige Maß an Zugriff und Transparenz bieten. 

• Zeitersparnis und Verringerung des Verwaltungsaufwands – Wenn Sie eine zentrale Informationsquelle für den Zugriff auf Projektinformationen haben, kann jeder die benötigten Informationen mit weniger Telefonanrufen, E-Mails und Unterbrechungen abrufen.

• Kosteneinsparungen – Mit einer digitalen Dokumentenspeicherlösung können Sie Papier-, Druck- und Verwaltungskosten, die mit manuellen Prozessen verbunden sind, reduzieren.

• Unbegrenzter Speicherplatz – Sie müssen in der Lage sein, alle wichtigen Projektdokumente an einem Ort zu speichern, um eine zentrale Informationsquelle zur Verfügung zu haben. Wählen Sie ein System ohne Speicherplatzbeschränkung, um sicherzustellen, dass Sie nicht wählen müssen, welche Dateien Sie sichern und welche nicht.

• In der Cloud – Mit einem cloudbasierten System können Sie von überall aus auf Projektdokumente wie Zeichnungen, Änderungsaufträge, Finanzinformationen wie Budgets und Kosten, RFIs, Abgaben und vieles mehr zugreifen, sogar von mobilen Geräten wie Smartphones und Tablets aus.

• Unbegrenzte Anzahl von Nutzern mit solider Berechtigungs- und Zugriffskontrolle – Stellen Sie sicher, dass alle aus dem Projektteam, einschließlich Subunternehmer, Lieferanten und anderen externen Stakeholder, die Informationen erhalten, die sie benötigen (und nichts weiter).

• Unterstützung unterschiedlicher Dateitypen – Implementieren Sie ein System, das alle Dateitypen verarbeiten kann, die Sie für Ihr Projekt benötigen, einschließlich CAD (.dwg), Word (.doc), Tabellenkalkulationen (.xlsx), PDF und mehr.

• Benutzerfreundlichkeit – Für ein erfolgreiches Dokumentenmanagement müssen die Mitarbeiter in der Lage sein, auf Dateien und Informationen einfach zuzugreifen und sie zu aktualisieren.

• Versionskontrolle – Benutzer sollten die aktuellste Version eines Dokuments leicht erkennen und darauf zugreifen können, ohne lange suchen zu müssen. Wenn ein Benutzer versucht, ein Dokument zu öffnen, sollte er automatisch die aktuellste Version erhalten.

• Hinzufügen und Verwalten von Datei-Metadaten – Mithilfe von Projekt-Metadaten können Sie die benötigten Informationen effizient filtern, sortieren und finden, so dass eine effektive Versionskontrolle gewährleistet ist und für jede Datei eine zentrale Informationsquelle geschaffen wird.

• Überprüfung und Markierung – Mit der integrierten Überprüfung und Markierung können Sie Dateipakete in einem einzigen Arbeitsablauf überprüfen und genehmigen und so wichtige Prozesse wie die Designprüfung vereinfachen.

• Namenskonventionen – Durch den Einsatz von benutzerdefinierten Benennungsstandards für Projekte können Sie die Konsistenz und Standardisierung von Dateien durchsetzen. Procore ruft automatisch Metadaten aus Zeichnungen ab und füllt sie im Voraus aus.

• Sicherheit – Verwenden Sie ein sicheres Dokumentenverwaltungssystem, damit Ihre privaten Informationen privat bleiben. Wählen Sie ein System, dessen Sicherheit von einem unabhängigen Dritten validiert und zertifiziert wurde.

• Integration mit anderen Projektmanagement-Tools – Dokumente sind nutzlos, wenn sie in einem Aktenschrank liegen. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Teams während der Projektdurchführung mit wichtigen Dokumenten interagieren können und die benötigten Informationen stets mit ihren anderen Tools verknüpft sind.