Toutes les entreprises doivent suivre, organiser, partager et gérer leurs documents critiques. Mais, en raison de la nature des projets de construction, un système de stockage des documents sécurisé, numérique et basé sur le cloud est particulièrement important dans ce domaine. Car la réalisation de tels projets implique une gestion complexe et repose sur la collaboration entre les différents intervenants, les entreprises du secteur ont grandement besoin d’un système de gestion des documents intégral basé sur le cloud.

Les projets de construction reposent sur la collaboration de nombreux intervenants, la gestion des échanges entre les équipes et l’assurance que chacun travaille sur des documents de construction mis à jour, comme les plans, les ordres de changement et les demandes de renseignements. Dans le secteur de la construction, il est important de disposer de documents de projet parfaitement organisés au sein d'une unique source d’informations. Cela permet de veiller à ce que toute l’équipe ait accès à l'ensemble des informations à jour nécessaires à la réalisation correcte du travail.

• Collaboration améliorée : en stockant des documents au sein d'une plateforme numérique basée sur le cloud, vous pouvez facilement donner aux membres de l’équipe et aux intervenants les niveaux d’accès et la visibilité nécessaires. 

• Gain de temps et réduction de la charge administrative : lorsque vous disposez d’une source unique pour accéder aux données d’un projet, chacun peut obtenir les informations nécessaires tout en réduisant le recours aux appels téléphoniques et aux e-mails, ou à toute autre forme d'interruption.

• Réduction des coûts : grâce à une solution numérique de stockage des documents, vous pouvez réduire les coûts liés aux processus manuels : papier, impressions et gestion administrative.

• Stockage illimité : vous devez être en mesure d’enregistrer l’ensemble des documents importants d’un projet à un seul endroit, ce qui permet de créer une unique source d’informations. Sélectionnez un système sans limite de stockage pour vous assurer de ne pas avoir à choisir.

• Dans le cloud : avec un système basé sur le cloud, vous pouvez accéder aux documents d’un projet, comme les plans, les ordres de changement, les informations financières (par exemple, les budgets et les coûts), les demandes de renseignements, les livrables et bien plus encore où que vous soyez, et ce même depuis un appareil mobile, comme un smartphone ou une tablette, lorsque vous vous trouvez sur le chantier.

• Utilisateurs illimités, avec un contrôle des accès et des autorisations fiables : veillez à ce que tous les membres de l’équipe de projet, notamment les sous-traitants, les fournisseurs et d’autres intervenants externes, aient accès aux informations dont ils ont besoin (et rien de plus).

• Prise en charge de plusieurs types de fichiers : optez pour un système qui peut traiter tous les types de fichiers dont vous aurez besoin pour mener à bien vos projets, notamment des fichiers CAD (.dwg), Word (.doc), PDF, des feuilles de calcul (.xlsx) et plus encore.

• Simple d’utilisation : pour optimiser la gestion des documents, les collaborateurs doivent être en mesure d’accéder aux fichiers et aux informations, mais ils doivent également pouvoir les mettre à jour facilement.

• Contrôle des versions : les utilisateurs doivent disposer d’un moyen simple d’identifier la version la plus récente d’un document et d’y accéder, sans avoir le moindre doute. Lorsqu’un utilisateur essaie d’ouvrir un document, il doit automatiquement obtenir la version la plus récente.

• Ajouter et gérer les métadonnées d’un fichier : avec les métadonnées d’un projet, vous pouvez filtrer, trier et trouver les informations dont vous avez besoin avec davantage d’efficacité, tout en garantissant un contrôle des versions efficace et en créant une unique source d’informations pour chaque fichier.

• Révisions et annotations : les révisions et annotations intégrées vous permettent de réviser et d’approuver des lots de fichiers dans une unique expérience de workflow, ce qui permet de simplifier les processus critiques, comme la révision de la conception. 

• Conventions de dénomination : assurez la cohérence et la normalisation entre les fichiers grâce à des normes de dénomination personnalisées pour vos projets. Procore retrouve et préremplit automatiquement les métadonnées des plans.

• Sécurité : utilisez un système de gestion des documents sécurisé afin de garantir la confidentialité de vos informations privées. Recherchez un système dont la conformité en matière de sécurité a été validée et certifiée par un tiers de manière indépendante.

• Intégration avec d’autres outils de gestion de projet : les documents ne servent à rien s’ils restent au fond d’un placard. Veillez à ce que vos équipes puissent interagir avec les documents clés durant l’exécution d’un projet, et que les informations dont ils ont besoin sont toujours liées aux autres outils.