Une solution unique et globale pour résoudre les problèmes liés aux plateformes multiples

Défi

Lorsque Pomerleau a commencé un projet P3 qui impliquait deux cycles distincts avec des dessins d'atelier et des soumissions, il est devenu évident que leur ancien système de gestion des données n'était tout simplement pas à la hauteur. Comme ils envisageaient un changement depuis un certain temps, il était devenu prioritaire de migrer vers un système qui pourrait tout gérer en un seul endroit. L'entreprise voulait une plateforme collaborative qui permettrait à toutes les parties prenantes d'accéder aux informations les plus récentes.

Solution

Après avoir passé en revue une myriade de solutions, Pomerleau s'est rendu compte que Procore se démarquait dans de nombreux domaines du projet, ce qui en fait le meilleur choix pour un système global centralisé. L'interface intuitive de Procore, qui facilite une adoption rapide, a convaincu l'entreprise.

Plus de 50 ans et le regard toujours porté vers l'avenir

Pomerleau est un chef de file dans l'histoire de la construction canadienne, avec des projets dans les bâtiments résidentiels, civils, institutionnels et à logements multiples. L'entreprise sait comment mener à bien des projets complexes et les décomposer en plus petites étapes pour faire les choses correctement.

L'entreprise n'a jamais reculé devant la révolution technologique non plus. En fait, ce sont de grands adeptes des produits logiciels pour tout, des plans jusqu'à la communication. Ainsi, lorsque l'entreprise s'est rendu compte des doublons causés par l'utilisation parallèle de nombreuses plateformes, elle a su qu'elle pouvait faire mieux.

« Il y avait beaucoup de suivis à faire »,explique Daniel Gagné, coordonnateur du développement des TI chez Pomerleau. « Nous devions donner des rapports sur papier, envoyer des rappels par e-mail, nous avions beaucoup de questions venant de différentes parties demandant, comme « Où trouver ceci ? » ou, « Qu'est-ce qui se passait avec ça ». Une grande partie de certains postes consistait simplement à saisir les informations et à s'assurer que tout le monde disposait des bonnes informations sur le chantier. Cela prenait beaucoup de temps. »

Jérémie Poirier, chef de projet chez Pomerleau, affirme que c'était un casse-tête de gérer toutes les informations de connexion, puisque les images d'avancement des DDR, les documents, les plans et même les coordonnées du projet étaient tous stockés sur des systèmes logiciels distincts.

Le temps de la consolidation et de la collaboration est arrivé

C'est alors que Daniel a su qu'il était temps de procéder à une transformation numérique à grande échelle. Comme il l'explique, l'entreprise était à la recherche d'une solution pour centraliser les données ou réduire le nombre de plateformes qu'elle utilisait. En somme, l'entreprise souhaitait accroître la collaboration.

Si les autres solutions avaient leurs points forts, Procore les surpassaient toutes, car l'outil permettait de regrouper tous les services dans un seul système.

« Lorsque nous avons évalué les options qui s'offraient à nous pour disposer d'une plateforme globale centralisée, Procore était celle sur le marché qui répondait à nos besoins », indique Daniel.

Toutefois, changer de logiciel n'allait pas être facile. C'est pourquoi Pomerleau a mis en place un plan d'implémentation en plusieurs étapes, en transférant les projets vers Procore les uns après les autres, afin que la connaissance du système se diffuse naturellement dans l'équipe. L'objectif est d'avoir 90 à 95 % de tous les travaux sur Procore d'ici à la fin 2021.

Le meilleur reste à venir

Même si l'implémentation est un processus continu, Pomerleau bénéficie déjà des avantages de ce changement.

« Nous avons gagné beaucoup de temps. Nous sommes en mesure de travailler plus rapidement et de manière plus productive », explique Daniel. Il en est convaincu, car toute l'entreprise se met au numérique et l'équipe apprend toutes les fonctionnalités de Procore : les bénéfices et le rendement du capital investi n'en seront que plus importants.

« Mon seul reproche est que nous n'ayons pas évolué vers Procore plus tôt pour la gestion de projet ! », indique Sharon Moulton, assistante administrative principale de projet chez Pomerleau. « Il y avait une double sauvegarde des fichiers, il fallait ajouter les fichiers dans un logiciel spécifique mais aussi dans l'arborescence du projet spécifique qui était dans un deuxième logiciel, ce qui n'était pas une utilisation optimale de mon temps. » Elle encourage les membres de l'équipe à envoyer des pièces jointes via l'outil Documents de Procore afin que tout le monde puisse voir qui les a envoyées, reçues et lues. L'envoi de DDR et de dessins d'atelier dans l'arborescence du projet n'est plus nécessaire, car les listes de distribution et les modèles de flux de travail permettent de s'assurer facilement que toutes les parties prenantes peuvent voir ce qui relève de leur responsabilité à tout moment.

Le renforcement de la collaboration a également changé la donne chez Pomerleau. « Une chose que nous aimons vraiment à propos de Procore est qu'il couvre beaucoup de dimensions des projets », a expliqué Daniel. « Bien que nous l'utilisions principalement pour la gestion de projets, il peut également être utilisé pour la qualité, la sécurité, l'environnement et les finances. »

Jérémie indique que Procore a simplifié certaines des tâches quotidiennes les plus basiques, comme la distribution des comptes-rendus de réunion.

« Le processus que nous utilisions pour les comptes-rendus de réunion était fastidieux et prenait du temps », a-t-il déclaré. On commençait par des notes manuscrites, puis on poursuivait avec plusieurs brouillons de comptes-rendus qui ne cessaient de passer de mes mains à celle de mon assistant administratif, et vice versa. « Maintenant, je fais le compte-rendu de la réunion en direct pendant la réunion et je clique sur « Distribuer » à la fin de la réunion. Lorsque vous organisez trois ou quatre réunions par semaine, cette seule chose vous fait gagner beaucoup de temps. »