HBS Group Southern : redonner la priorité au client avec des données précises

Défi

Avec généralement plus de 150 sous-traitants, électriciens, plombiers et apprentis travaillant sur ses différents chantiers, HBS Group Southern a besoin d'une parfaite visibilité sur les performances de ses projets.

C'est ce que confirme Charles Bull, directeur des opérations chez HBS Group Southern : « Lorsque nos employés et sous-traitants travaillent sur les chantiers, nous devons pouvoir savoir en permanence ce qui s'y passe, connaître l'avancée des travaux, identifier toute source de problème et déterminer les ressources et matériaux nécessaires à tout moment. »

« Depuis toujours, nous mettons tout en œuvre pour maintenir une longueur d'avance sur nos concurrents en proposant de nouvelles solutions pour accompagner nos clients. Il nous est donc apparu naturel de nous intéresser à une plateforme technologique offrant une parfaite visibilité sur nos projets et permettant de le démontrer à nos clients. »

Solution

Procore a transformé le partage d'informations tout au long de la chaîne logistique chez HBS Group Southern, notamment dans le cas des grands constructeurs de maisons avec lesquels travaille l'entreprise. « Avec les tableaux de bord propres à chaque projet, nous avons une parfaite visibilité sur les performances des projets. Quand on travaille sur plus de 50 projets, avec chacun 50 à 600 parcelles avançant à différents rythmes, c'est très important, explique Charles Bull. HBS effectue un suivi précis de la progression de chaque parcelle en s'appuyant sur une liste de contrôle comportant 19 phases essentielles. Nous savons à quel stade se trouve chacune des parcelles et nous pouvons les examiner individuellement pour en savoir plus sur leur progression, ce qui est très avantageux. Au lieu d'être détenues par un responsable, les données sont disponibles partout en temps réel. Nous perdons donc moins de temps à chercher à déterminer les statuts des projets et à nous efforcer de respecter nos échéanciers. »

Résultats

Processus de travail rationalisés

Gestion du statut de dizaines de projets à partir d'une seule plateforme unifiée

Visibilité améliorée sur les performances

Des centaines de rapports de projet, accessibles à tout moment

Projets optimisés

Prise en charge de méthodes de construction au plus juste avec prévisions intelligentes et modèle de commande juste à temps

L'histoire

HBS Group Southern est une entreprise familiale qui a débuté en proposant des services de sous-traitance mécanique. Au cours de ses 15 années d'existence, l'entreprise a étendu ses activités aux métiers de l'électricité et des énergies renouvelables pour répondre à la demande du marché.

« Notre philosophie est de cibler un positionnement qui soutienne les entreprises générales. Les travaux mécaniques et électriques sont souvent sous-évalués, à tort : ils sont tellement importants que nous devons collaborer en permanence avec les entreprises générales. Dans les autres métiers, on peut fermer les yeux sur certains problèmes minimes. En revanche, un souci de plomberie ou d'électricité peut avoir des conséquences vitales pour les usagers, et c'est très grave », explique le directeur des opérations.

En tant que sous-traitant de services mécaniques et électriques, l'entreprise se heurte à un problème majeur : elle n'a pas la mainmise sur le cours de ses projets. « Nous essayons de toujours nous positionner au plus près des entreprises générales, afin d'être ceux sur qui ils peuvent compter. Nous leur fournissons toutes les informations des projets et nous leur expliquons clairement les problèmes auxquels nous nous heurtons et la façon dont nous les résolvons, ajoute Charles Bull. Agir ainsi nous a permis de nous développer, et c'est dans cet état d'esprit que nous allons exploiter Procore. La mise en œuvre de la plateforme aidera HBS à gagner de nouveaux contrats auprès de ses clients actuels tout en étendant sa clientèle. »

« Avec Procore, nous disposons d'une plateforme unifiée pour suivre et gérer les performances de nos projets, tout en partageant ces informations avec les entreprises générales. Tous les intervenants d'un projet obtiennent rapidement les informations les plus à jour sur le statut du projet, sans avoir à les demander à d'autres collaborateurs », poursuit-il.

Des centaines de listes de contrôle remplacées par une plateforme unifiée

HBS travaille de front sur plusieurs projets avançant à leur propre rythme et impliquant de nombreux intervenants travaillant sur d’autres chantiers. Le suivi de toutes ces activités et des listes de contrôle s'avère très complexe.

« Nous avions l'habitude de travailler sur papier, ce qui demandait du temps et des efforts. Ce système fonctionnait, mais avec la croissance de notre activité, il n'était plus adapté. Pour que les contrôles qualité effectués sur le chantier par les ingénieurs soient enregistrés dans les délais impartis, nous devions constamment faire des allers-retours entre le bureau et le chantier. Garantir que ces contrôles soient menés de manière acceptable nous demandait énormément de travail », confie Charles Bull.

Le processus de facturation était également affecté. « Les entrepreneurs nous envoyaient leurs factures dès que les travaux étaient terminés, mais nous ne recevions les rapports de contrôle qualité qu'après plusieurs semaines. Il était alors trop tard pour vérifier que tout le travail avait été accompli et que toutes les inspections de qualité avaient été effectuées. Évidemment, nous pouvions pénaliser les entrepreneurs pour ce retard, avec toutefois le risque de manquer d'entrepreneurs pour nos projets suivants. Nous étions convaincus que les contrôles étaient bien menés, mais les rapports ne nous étaient pas transmis dans les délais requis. »

« En effectuant ces inspections dans Procore, nous nous assurons de leur bonne réalisation et nous savons précisément ce qui a été fait et ce qui n'est pas encore terminé, indique Charles Bull. Tout est désormais horodaté, et la plateforme envoie un e-mail en cas de retard. Les problèmes auxquels nous étions confrontés auparavant ne sont plus que de mauvais souvenirs. Avec Procore, nous suivons la progression des inspections en temps réel. »

HBS se donne les moyens de réussir ses projets, aujourd'hui et demain

HBS cherche également à être un partenaire de confiance clé pour ses entreprises générales, dans le but d'améliorer les prévisions sur les projets. Les retards peuvent coûter cher. HBS doit donc identifier les problèmes potentiels avant qu'ils ne se produisent.

« Nous pouvons désormais suivre l'avancée de chaque projet. Il nous est donc plus facile de commander des matériaux pour les prochaines parcelles avant qu'il ne soit trop tard. Nous rencontrons trop souvent des problèmes lorsque les sous-traitants commandent uniquement les matériaux dont ils ont besoin, au moment où ils en ont besoin. La pandémie de COVID-19 et le Brexit ont affecté notre chaîne logistique, ce qui n'a fait qu'aggraver le problème. Aujourd'hui, nous devons composer avec la volatilité des niveaux de stock chez nos fournisseurs et les délais de livraison chez nos fabricants. Il est plus important que jamais d'être en mesure de prévoir nos besoins en matériaux », déclare Charles Bull.

Procore aide également HBS à tenir ses clients informés. « Avec Procore, nous pouvons informer nos clients en générant des rapports présentant l'avancement du projet et les problèmes éventuels. Nos équipes n'ont plus besoin de passer en revue des piles de dossiers papier ou de fouiller dans des e-mails : les informations sont à portée de main. »

Selon le directeur des opérations, l'adoption de plateformes technologiques telles que Procore est un atout pour le secteur : « Vous m'auriez dit il y a cinq ans que nous utiliserions des tableaux de bord projetés au mur pour nos projets, je vous aurais sans doute ri au nez. Pourtant, c'est exactement ce que nous faisons aujourd'hui. Les analyses sont plus efficaces et nous aident à accéder aux détails de chaque projet. Nous aurons donc toujours un train d'avance. »