Défi
Les projets de construction de centres de données sont d'une grande complexité. Ardmac veille à ce que chaque décision, des soumissions techniques aux DDR, soit approuvée par plusieurs parties au cours de la phase de planification. Chaque action doit souvent surmonter un certain nombre d'obstacles différents avant d'être approuvée.
La capacité d'Ardmac à gérer de façon fluide ces processus, tout en alignant et établissant ses priorités auprès de son importante main-d'œuvre, se complique davantage lorsque le travail s'effectue à distance, d'autant plus que beaucoup d'intervenants travaillent dans des fuseaux horaires différents. Fergus Nugent, directeur technique chez Ardmac, explique la situation :
« Traditionnellement, nous tenons un très grand nombre de réunions en présentiel. Nous y définissons des exigences concernant les centres de données, des éléments de tâches à risque aux zones et pièces, en utilisant différents documents, des modèles aux plans. Tous ces éléments sont enregistrés dans différents logiciels afin de déterminer comment construire ces immenses installations.
Il peut être extrêmement difficile de superviser autant d'informations jour après jour, quand l'équipe est aussi grande. Nous devons consigner tout ce que nous faisons, des plans annotés aux procès-verbaux de réunion, puis les stocker et les partager de manière à assurer une collaboration fluide. »
Solution
Une plateforme unifiée pourrait résoudre ce problème. Ardmac était à la recherche d'un outil permettant d'améliorer la collaboration et la communication entre les équipes et les intervenants, d'offrir un aperçu de la productivité de l'équipe et d'apporter une meilleure visibilité en temps réel sur les informations et les documents du projet. La solution devait également être intuitive.
C’est alors que l'équipe Procore entra en scène.
Fergus Nugent déclare ainsi : « Certaines personnes auront toujours du mal avec la technologie, mais chez Ardmac, nous adorons tous la solution Procore. Nous avons accès à tout ce dont nous avons besoin sur une seule et même plateforme. Elle est facile à utiliser, elle ne fait pas peur et elle ne peut pas casser. Elle nous a permis de mieux planifier, collaborer et exécuter nos projets de construction de centres de données.
Chez Ardmac, nous travaillons intelligemment. Nous déployons des technologies innovantes comme Procore dans l'ensemble de notre entreprise pour améliorer le quotidien de notre personnel, stimuler les performances et satisfaire nos clients. Nous appliquons des principes et une technologie de construction agiles à tout ce que nous faisons : nous analysons les problèmes grâce à un processus d'innovation structuré afin de les résoudre de manière ciblée. Ces initiatives sont toujours mises en œuvre en gardant le client à l'esprit, grâce à Procore. »
Résultats
Une construction plus intelligente grâce à des renseignements en temps réel
La plateforme unifiée permet de rassembler une énorme quantité d'informations et de nombreux collaborateurs pour travailler de façon fluide.
Amélioration du suivi de la productivité
L'outil Feuilles horaires de Procore aide Ardmac à atteindre ses objectifs de productivité au quotidien.
Optimisation du contrôle des révisions
L'outil Plans de Procore garantit que les révisions et les approbations sont à jour et claires pour tous les collaborateurs.
L'histoire
L'entreprise est connue pour adopter les technologies les plus récentes et les plus innovantes afin d'améliorer les processus, accroître l'efficacité et résoudre les problèmes spécifiques au secteur. Elle est ainsi devenue un partenaire de confiance pour des entreprises au Royaume-Uni et en Europe.
La technologie de plateforme unique de Procore est cruciale à l'exécution plus intelligente et plus rapide de projets de centres de données. La plateforme fait en sorte que l'équipe ait toujours accès aux informations dont elle a besoin. Fergus Nugent précise :
« Grâce à Procore, nous bénéficions désormais de bien plus de renseignements sur nos performances dans l'ensemble de nos projets. Nous pouvons ainsi nous améliorer en permanence. Nous avons mis au point un tableau de bord à l'échelle du groupe dans Procore Analytics, afin de permettre aux intervenants de consulter tous les critères de mesure de tous les projets. Nous commençons avec les processus de base, à savoir s'assurer de la bonne réalisation des rapports journaliers et prendre connaissance de l'avancée des travaux. »
L'équipe vérifie également que les audits de sécurité et de qualité ont été menés avant de contrôler les mesures quantitatives, comme le nombre de soumissions et de DDR en retard.
« Nous passons ensuite aux contrôles qualitatifs. Par exemple, nous nous assurons de la bonne réalisation des rapports journaliers. Procore nous permet de nous assurer que tout fonctionne, d'identifier les problèmes et de comprendre les points à améliorer. »
Procore assure également la fluidité du suivi de cette documentation, une tâche autrefois onéreuse et manuelle. Selon Fergus Nugent, « tout est enregistré numériquement, horodaté, formaté correctement et exempt d'écriture manuscrite illisible. Nous économisons ainsi beaucoup de temps et le risque d'erreur se réduit considérablement. Autant dire que cela a beaucoup de valeur pour nous. »
Amélioration de la collaboration grâce aux bonnes données, au bon moment, dans Procore
L'année passée, l'équipe Ardmac a dû s'adapter à une main-d'œuvre de plus en plus disparate tout en gérant des projets déjà complexes. Fergus Nugent explique que Procore a permis à l'équipe de gagner en efficacité dans ce nouveau contexte :
« Avant la pandémie, nous avions en général un grand bureau de construction sur site. Tout le monde se trouvait au même endroit. Les réunions et approbations pouvaient donc avoir lieu en face à face. L'an dernier, c'était impossible. Nous avons donc communiqué principalement par l'intermédiaire de Procore : nous stockions et partagions toutes nos informations sur une seule et unique plateforme. »
Fergus Nugent précise que l'utilisation de Procore chez Ardmac n'a eu de cesse de se renforcer, permettant aux équipes d'élaborer et de stocker des audits de conformité liés à la COVID-19, des listes de contrôle pour le suivi des cas contact et bien plus encore.
« Que ce soit pour partager des DDR ou définir des flux de travail dédiés, tous les membres des différentes équipes sont en mesure de suivre la progression des travaux et de rester sur la même longueur d'onde, affirme Fergus Nugent. Ainsi, si l'équipe d'architectes a conservé un document et ne l'a pas examiné sous 14 jours, nous utiliserons le système de feux tricolores de Procore sur le tableau de bord pour signaler que ce dernier est en suspens et en attente d'approbation. Les personnes du monde entier peuvent collaborer plus efficacement, ce qui est essentiel pour assurer le respect de bonnes pratiques dans la construction de centres de données. »
Alignement garanti grâce aux outils Réunions, Plans et Feuilles horaires
L'utilisation par Ardmac d'un large éventail de fonctionnalités de Procore a également permis de réaliser d'autres gains d'efficacité, à l'image de la fonctionnalité Réunions, qui permet aux utilisateurs de gérer de manière transparente tous les aspects des réunions de projet en un seul endroit, de la distribution de l'ordre du jour à l'approbation du procès-verbal après la réunion. Dans des projets où les réunions peuvent se chiffrer par centaines, un outil qui permet à Ardmac de rationaliser l'ensemble du processus et d'enregistrer clairement et durablement les actions est inestimable.
Autre outil clé : Plans, de Procore. Grâce à lui, Ardmac peut consulter, gérer et archiver tous les plans et toutes les révisions des projets. Ainsi, les membres de l'équipe ont toujours accès aux documents les plus récents. Fergus Nugent explique :
« L'outil Plans est fantastique, surtout quand on a conscience de combien il est difficile de construire à partir de mauvaises révisions ! Sur un énorme chantier de centre de données, le contrôle des révisions peut s'avérer difficile, car il n'est pas toujours possible de vérifier les approbations auprès de chaque membre de l'équipe.
« En tant que chef de projet, Procore me permet d'avoir l'esprit tranquille : je peux facilement déterminer l'exactitude des plans à partir desquels nous travaillons. La possibilité d'envoyer immédiatement les observations et révisions à notre équipe de conception, où qu'elle se trouve, nous fait gagner énormément de temps et nous permet de maintenir un projet en bonne voie. »
L'outil Feuilles horaires de Procore a également été crucial au bon déroulement des projets d'Ardmac, car il permet à l'équipe de suivre la productivité et d'améliorer l'efficacité.
« Dans un centre de données, quand vous construisez à l'échelle, la moindre erreur en termes de main-d'œuvre peut avoir un impact considérable sur le projet, explique Fergus Nugent. L'outil Feuilles horaires de Procore nous assure une gestion de notre productivité en temps réel. »
L'importance de la facilité d'utilisation
Enfin, la facilité d'utilisation, les ressources d'apprentissage et l'interface intuitive de Procore ont joué un rôle déterminant au moment où Ardmac a pris sa décision d'adopter la plateforme. Fergus Nugent conclut :
« Un facteur clé qui nous a poussés à choisir Procore ? Sa convivialité. Tout le monde n'est pas à l'aise en informatique et, lorsqu'il s'agit de construire des centres de données, nous ne pouvons tout simplement pas nous permettre d'introduire un outil qui complique encore un peu plus notre travail. Il nous fallait un outil qui nous permettrait de continuer à travailler intelligemment afin d'atteindre encore et toujours l'excellence dans de multiples secteurs et régions géographiques. L'utilisation de la technologie qui nous en donne les moyens, tout en satisfaisant nos clients, demeurera notre priorité. C'est ce que nous offre Procore. »
