Die Herausforderung
Das neue National University Hospital Islands, das Mitte bis Ende des Jahrzehnts eröffnet wird, wird für die nächste Generation von Isländern und ihre Familien eine effizientere und effektivere Versorgung bieten. Der Bau des Hauptgebäudes des Krankenhauses wird in fünf Bauabschnitte unterteilt. Es wird etwa 70.000 Quadratmeter groß und eines der größten Gebäude auf Island sein. Um ein derart komplexes Projekt zu managen, wurde 2010 mit einem Sondergesetz des Parlaments die Nýr landspítali ohf (NLSH, Deutsch: Neues Nationales Krankenhaus AG) gegründet, die das gesamte Projekt beaufsichtigen und als Drehscheibe zwischen den Planungsteams, den Auftragnehmern, dem Beratungspersonal des Krankenhauses und der Regierung fungieren soll.
Die NLSH benötigte eine Bauplattform, die Tausende von Projekt-Stakeholdern und über 7.000 Architekturpläne miteinander verbinden kann – und die vollständige Transparenz von der Designprüfung bis zum Bauverlauf bietet.
Die Lösung
Mit der benutzerfreundlichen und intuitiven Plattform von Procore kann die NLSH einen nahtlosen Prozess für die Verwaltung der Pläne erreichen, der dafür sorgt, dass Projektteams Pläne und Revisionen von Anfang bis Ende schnell und einfach anzeigen und markieren können.
Procore ermöglicht es der NLSH, Informationen und Teams auf einer einzigen vernetzten Plattform zusammenzuführen, wobei die Informationen in Echtzeit aktualisiert werden und so nichts übersehen wird. Die Informationsprotokolle von Procore bieten auch die gesamte Historie des Projekts.
Während des Übergangs des Projekts von der Bauvorbereitung bis hin zum Bau erleichtern die mobilen Tools für die Zusammenarbeit von Procore es jedem, ein klares Verständnis davon zu haben, was jeden Tag getan werden muss, um im Zeitplan zu bleiben und Nacharbeit zu vermeiden.
Die Ergebnisse
Verbesserter Workflow und bessere Projektintegration
Mit Procore können Subunternehmer Dokumente innerhalb einer einzigen Plattform teilen
Verbesserte Kommunikation zwischen Teams
Das Korrespondenz-Tool sorgt dafür, dass weniger Zeit mit der Suche nach wichtigen Informationen verbracht wird
Stets leichter Zugriff auf die aktuellsten Dokumente und Pläne
Procore stellt sicher, dass Teammitglieder jederzeit leicht Zugriff auf die aktuellsten Versionen haben
„Mit Procore haben wir eine einzige, leicht zu bedienende Anlaufstelle für unser Projekt. Procore stellt sicher, dass das Projekt konsistent und termingerecht abläuft, was bei einem komplexen Projekt wie einem neuen Krankenhaus unerlässlich ist.”
Einar H. Reynis
Es und Technischer Offizier
Die Geschichte
Da es sich um das größte und teuerste Einzelprojekt in der Geschichte Islands handelt, ist die Bereitstellung eines nahtlosen Prozesses für das Informationsmanagement und die Designprüfung von entscheidender Bedeutung für den Erfolg des neuen Krankenhausprojekts. Procore bietet einen zentralen Speicher für mehr als 7.000 Architekturpläne mit einer unbegrenzten Anzahl von Projektmitarbeitern, die von Anfang bis Ende auf der Plattform arbeiten.
Einar H. Reynis, IT and Technical Officer für die NLSH, erklärt: „Es war vom ersten Tag an klar, dass wir eine Lösung brauchen würden. Die schiere Menge an Informationen bei einem Projekt dieser Größenordnung macht es erforderlich, dass das gesamte Team stets über die neuesten und aktuellsten Pläne und Programminformationen verfügt. Nicht jeder in unserem Team ist mit Gantt-Diagrammen vertraut, daher finden wir es gut, dass das Programm eine Ansicht nach Tag, Woche oder Monat bietet. Mit Procore werden Pläne automatisch auch per OCR benannt, nummeriert und aufgezeichnet, was bei der manuellen Ablage viel Zeit spart."
Procores Plattform verbindet alle Projektinformationen von NLSH an einem Ort, der für Projektmitarbeiter leicht zugänglich ist. „Ich habe andere Lösungen recherchiert, aber schnell gesehen, dass Procore der Konkurrenz voraus ist", so Reynis. „Procore bot uns eine einzige Anlaufstelle, die uns helfen würde, Informationen zu organisieren, die Leistung sichtbar zu machen und letztendlich das Projekt im Zeit- und Budgetrahmen zu realisieren."
Da Procore unbegrenzten Speicherplatz bietet und die Anzahl der Blätter oder Daten eines Projekts nicht begrenzt ist, kann die NLSH die große Anzahl von Projektmitarbeitern und die erhebliche Menge von Plänen, die geprüft werden müssen, problemlos verwalten.
Leichte Zusammenarbeit mit Designteams
Bei einem Projekt dieser Größenordnung ist eine rechtzeitige und effiziente Zusammenarbeit mit den Designteams unerlässlich, und ein wichtiger Aspekt dabei ist die Zusammenarbeit bei Informationsanfragen (RFIs). RFIs können dazu beitragen, dass ein Projekt reibungslos und termingerecht abläuft, aber sie können auch die Ursache für erhebliche Verzögerungen und Überschreitungen sein. Fristgerechtes RFI-Management ist der Schlüssel zu einem guten Zeitplan und letztlich zum Projekterfolg.
Mit Procore ist das NLSH-Team problemlos in der Lage, mit den Designteams an RFIs zusammenzuarbeiten. „Architekten und Ingenieure müssen sich nicht bei Procore anmelden, um eine RFI auszufüllen", so Reynis. „Alle Prozesse rund um eine RFI können per E-Mail abgewickelt werden. Mit Procores RFI-E-Mail-Funktionalität und insbesondere der Outlook-Integration gibt es keine Notwendigkeit einer Lernkurve, und es ist keine formale Schulung erforderlich."
Procore steigert auch den Wert des Design-Prüfungsprozesses der NLSH, indem es den Überblick über die verschiedenen Kommunikationen bietet, die mit dem Abschluss jeder RFI verbunden sind. Procore bietet eine Nachverfolgung des E-Mail-Verkehrs der Konversationen bezüglich jeder RFI, sodass der Verlauf jederzeit abgerufen und überprüft werden kann. Dies kann während des Projekts oder auch lange nach Abschluss des Bauvorhabens geschehen.
Mit Procores „Related To"-Funktion können Teams auch jedes Dokument an eine RFI anhängen, sodass die begleitenden Informationen – Pläne, Spezifikationen, Fotos, PDFs – mit der RFI verknüpft sind.
Solides Korrespondenzmanagment
„Bei einem Projekt wie diesem besteht eine der größten Herausforderungen darin, alle Informationen nachzuverfolgen, die im Zusammenhang mit einem Projekt stehen", so Reynis. „Es war wichtig, dass wir die Projektkorrespondenz und Kommunikation an einem Ort standardisieren und verwalten können."
Mit Hilfe von Procores Korrespondenz-Tools kann die NLSH den gesamten Umfang der Geschäftsprozesse eines Projekts über die Designphasen bis hin zum Bauablauf konsolidieren und verbinden. Alles ist leicht zugänglich an einem Ort, sodass Risiken minimiert und Projektstreitigkeiten reduziert werden.
Das Korrespondenz-Tool hat auch die Vorteile der Arbeit der NLSH von einer einzigen, vernetzten Plattform aus deutlich gemacht. Eine Korrespondenz kann mit einem Mausklick in eine RFI oder einen Änderungsauftrag umgewandelt werden, und jedes Element ist mit dem anderen verknüpft, sodass eine vollständige Aufzeichnung gewährleistet ist. Eine Korrespondenz kann zudem mit in Procore gespeicherten Plänen verknüpft werden und ist vollständig durchsuchbar, so dass die NLSH neue Erkenntnisse gewinnen kann, die zuvor nicht oder nur mit hohem Zeitaufwand zu ermitteln waren.
Mit Procore können Administratoren wie Reynis auch ganz einfach Berechtigungsvorlagen festlegen, um für jede Art von Kommunikation oder jeden Bereich des Projekts zu gewährleisten, dass das Richtige angezeigt wird. Dank der Registerkarte „Berechtigungen" können Administratoren außerdem schnell überprüfen, wer die einzelnen Mitteilungen sehen kann, sodass kein Rätselraten mehr nötig ist.
Für Reynis liegen die Vorteile eines Plattformansatzes auf der Hand: „Mit Procore haben wir eine einzige, einfach zu bedienende Anlaufstelle für unser Projekt. Procore stellt sicher, dass das Projekt konsistent und termingerecht abläuft, was bei einem komplexen Projekt wie einem neuen Krankenhaus unerlässlich ist. Procores ständig verfügbarer Support hat sich bei der Sicherstellung, dass jeder die Plattform in vollem Umfang nutzen kann, ebenfalls als unschätzbar erwiesen "
