Défi
Brymor Construction gérait ses projets à l'aide de processus manuels, en utilisant Excel et Word, et en s'appuyant sur un disque interne et un système séparé basé sur le cloud. Les équipes devaient saisir plusieurs fois les mêmes informations dans différents systèmes, et le chargement des documents était laborieux. En outre, ces méthodes entravaient la collaboration et la normalisation.
Solution
Plans à jour: Au lieu de devoir mettre les plans à jour dans plusieurs systèmes, les collaborateurs ont accès aux versions les plus récentes des plans depuis un seul endroit.
Risques identifiés en amont: Comme les équipes ont directement accès aux informations du projet en temps réel depuis leurs appareils mobiles, elles peuvent s'attaquer aux problèmes dès qu'ils se produisent, au lieu d'attendre plusieurs semaines.
Données disponibles à tout moment: Les équipes n'ont plus à parcourir de nombreux fichiers et dossiers pour trouver des réponses, car toutes les informations sont désormais à portée de main.
« The old process involved putting information into our internal drive, then our cloud drive, then our drawing register, while also making sure it was sent out to everyone. Now, those four processes are one. It’s saving a lot of time »
Zarra Laverick
Moins de problèmes, plus d'opportunités
Avant de passer à Procore, Brymor Construction utilisait des processus manuels, notamment Excel et Word, et stockait ses documents sur un disque interne et un système séparé basé sur le cloud. Comme ces deux systèmes n'étaient pas intégrés, les équipes devaient enregistrer les documents à deux reprises, ce qui doublait la charge de travail. Le chargement des documents était très lent et, certaines personnes n'ayant pas accès aux documents chargés, la collaboration entre les équipes s'avérait compliquée et chronophage.
En outre, en l'absence d'un référentiel d'informations unique, les projets n'étaient pas normalisés. Souvent, les responsables de chantier nommaient et stockaient les documents de différentes manières, ce qui compliquait encore la recherche d'informations. Dans certains cas, la fiabilité des procédures d'audit pouvait également être affectée.
Lisa Gurney, responsable qualité, revient sur ces difficultés : « J'ai compris que nous avions besoin d'une solution logicielle en préparant mon rapport de fin d'année pour le conseil d'administration. Les statistiques étaient disparates. Évaluer nos performances par rapport à nos propres procédures n'était pas une mince affaire. »
L'équipe a alors commencé à tester différentes solutions, parmi lesquelles Procore. Complète et dotée d'outils dédiés à la gestion de projet, à la qualité et à la sécurité, la solution a séduit Brymor. Elle s'avérait également bien plus intuitive que d'autres, ce qui allait favoriser son adoption par les équipes des chantiers.
Il n'a fallu que peu de temps à Brymor pour choisir Procore. Si les équipes des bureaux et des chantiers apprécient l'intuitivité des outils, elles ont aussi la possibilité de contacter l'équipe d'assistance experte de Procore à tout moment. Afin de garantir une mise en œuvre optimale, Brymor a également pu compter sur un responsable du succès client dédié basé au Royaume-Uni.
Lisa Gurney se souvient : « Le processus de mise en œuvre de Procore a été remarquable. Nous savions exactement comment la solution allait être implémentée et des réunions téléphoniques étaient planifiées chaque semaine. Cette organisation a considérablement simplifié le processus. Les équipes de Procore étaient toujours disponibles lorsque nous avions besoin d'elles. »
Gagner du temps et améliorer la qualité grâce à la mobilité
Sur la plateforme Procore, les équipes de Brymor ont facilement défini les autorisations pertinentes pour permettre aux chefs de projet, responsables de chantier, ingénieurs de chantier, architectes et clients d'accéder aux documents importants des projets. Ainsi, les équipes étaient responsabilisées et pouvaient veiller à ce qu'aucune information ne soit ignorée.
Comme l'explique Phil Dyer, responsable des risques et de la conformité, « aujourd'hui, chaque collaborateur sait exactement ce à quoi il peut ou ne peut pas accéder. De cette façon, les tâches sont réalisées de manière optimale et aucune n'est oubliée ».
Grâce à la fonctionnalité mobile de Procore, les équipes peuvent facilement consulter les documents, les mettre à jour et les partager directement sur les chantiers, ce qui leur évite le déplacement jusqu'aux bureaux. « Avant Procore, tout était rédigé à la main ou photographié, ramené au bureau, importé sur ordinateur et envoyé par e-mail, ajoute Phil Dyer. Aujourd'hui, nous utilisons l'application mobile Procore sur nos téléphones et nos tablettes. Nous sommes plus efficaces et nous pouvons résoudre les problèmes immédiatement. Nous n'avons plus à retourner au bureau pour tout recommencer sur un autre logiciel. »
Lisa Gurney ajoute : « Procore nous a aidés à archiver et contrôler nos documents ». Elle remarque également que toute confirmation d'instructions verbales ou d'autres changements convenus sur les chantiers sont faciles à gérer et à suivre sur la plateforme. « Avec le système papier, nos archives pouvaient remplir des tonnes de cartons. Nous devions fouiller dans tout cela pour trouver les informations dont nous avions besoin. Désormais, tout est centralisé et à portée de main. »
« Avec Procore, nous gagnons un temps considérable, confirme Zarra Laverick, coordinatrice administrative et projet. Notre ancienne approche nous contraignait à charger les informations sur un disque interne, puis sur le cloud et enfin dans notre registre de plans, tout en veillant à les transmettre à toute l'équipe. Nous avions l'habitude de jongler entre quatre processus. Aujourd'hui, nous n'en utilisons plus qu'un. Cela nous fait gagner un temps fou. »
L'équipe a aussi réduit le temps alloué aux tâches administratives. « Avec Procore, les responsables de chantier gagnent entre deux et trois heures de travail par jour, fait remarquer Phil Dyer. Ils peuvent donc enregistrer des informations de meilleure qualité et en plus grande quantité, et se concentrer sur les composantes essentielles de nos projets : la qualité et la sécurité. »
S'appuyant désormais sur des processus plus efficaces et cohérents, les équipes n'ont plus à consacrer autant de temps à des tâches laborieuses, ce qui réduit par extension les coûts de personnel. Elles ont aussi plus de temps pour se concentrer sur les tâches importantes.
Phil Dyer revient sur cette expérience : « Les manipulations répétées et les doubles saisies ne sont plus que de l'histoire ancienne. Les gains de temps des responsables de chantier et des chefs de projet peuvent être mis à profit sur le chantier. Notre approche est aussi plus alignée sur nos valeurs fondamentales, car nous pouvons dédier plus de temps à nos clients tout en veillant à ce que les constructions livrées soient à la hauteur de nos promesses. »
Des activités pérennes
Dès qu'un nouveau plan est chargé dans Procore, tous les collaborateurs, des employés aux sous-traitants, peuvent y accéder en temps réel. Résultat : une meilleure précision, moins de travaux de reprises et, par conséquent, des marges bénéficiaires assurées.
Une plateforme centralisée permet à tous les membres de l'équipe, même les moins experts en technologie, de trouver rapidement les informations dont ils ont besoin. « Procore simplifie notre travail au quotidien, car nous travaillons tous de concert, déclare Zarra Laverick. Lorsqu'une personne recherche un document, je peux lui indiquer en temps réel l'emplacement précis où le trouver. Procore est une solution intuitive adaptée aux personnes qui ne s'y connaissent pas vraiment en technologie. »
Outre l'amélioration des processus quotidiens, Brymor a également mis Procore à profit pour anticiper les risques potentiels. Grâce aux outils de reporting et aux tableaux de bord, l'entreprise a pu évaluer facilement l'intégrité d'un projet et identifier rapidement les aspects à améliorer.
« Les tableaux de bord nous permettent de contrôler l'intégrité de nos projets, explique Phil Dyer. Nous pouvons donc, depuis nos bureaux, identifier les problèmes potentiels des chantiers dès le début des projets de construction, puis contacter les responsables de chantier pour nous assurer qu'ils s'en occupent. Sans l'aide de Procore, nous aurions pu manquer certains problèmes et ne les détecter qu'une fois les chantiers commencés, deux à trois semaines plus tard. »
En plus de favoriser l'identification des problèmes avant qu'ils ne s'aggravent, Procore a également réduit les délais d'exécution des projets. Avec un accès simplifié aux mises à jour sur le chantier et dans les bureaux, les équipes ont en effet pu prendre de meilleures décisions et accélérer la mise en place de mesures correctives. Les processus sont ainsi rationalisés, ce qui permet à Brymor de livrer des projets de grande qualité. La solution a donc aussi un impact sur la réputation de l'entreprise, avec à la clé de nouveaux contrats.
« En 2018, nous avons reçu les prix South Coast Business of the Year (meilleure entreprise de la côte sud) et Customer Service (meilleur service client), poursuit le responsable. Tous deux sont dus à la capacité de Brymor à livrer des projets à la hauteur de ses promesses et de ses valeurs fondamentales. Procore continuera de nous accompagner sur cette voie, aujourd'hui et demain. »
