Défi
En 2014, le Boston Children's Hospital (BCH) entamait son plan d'expansion ambitieux sur 10 ans, d'un montant de 3 milliards de dollars, dont la pierre angulaire serait le Hale Family Building, un service pédiatrique de pointe.
La portée, la complexité et l'importance stratégique de cette planification des immobilisations nécessitaient la conduite d'un audit de gestion des risques standard, centré sur les capacités d'exécution de projets d'immobilisations du BCH, avant de pouvoir poursuivre. Bien que l'audit ait fait l'éloge des compétences et de l'expérience de l'équipe de gestion des installations du BCH, il a aussi souligné le manque d'efficacité et les risques inhérents à leurs processus manuels, mettant en avant des données de projet non intégrées, ainsi qu'un contrôle des coûts et un processus d'élaboration de rapports sur Excel déconnectés. La direction a convenu que ces problématiques devaient être traitées dès que possible et a fourni à l'équipe de gestion des installations la technologie appropriée pour l'aider à mener à bien ses projets.
Solution
En implémentant Procore, le BCH a pu organiser, numériser et uniformiser chaque aspect de l'exécution de son projet d'investissement, mais aussi connecter et rationaliser les processus, les données, la documentation et la communication entre les intervenants dans un seul et même espace collaboratif. L'intégration de Procore aux systèmes ERP (Oracle) et Capital Planning (Hyperion) utilisés par le reste de l'hôpital permet de synchroniser les finances du projet dans l'ensemble des activités et de garantir que tous les intervenants travaillent à partir des mêmes données.
« Les données du projet, dont ses données financières, sont standardisées et numérisées. Nous pouvons ouvrir un projet dans Procore et consulter nos dépenses exactes en temps réel. Procore fournit le niveau de contrôle adéquat pour répondre à nos évaluations concernant la gestion des équipes internes et des risques externes. La plateforme réduit les risques, met tout le monde en phase et nous permet de consacrer plus de temps à des activités plus importantes. »
Albert Nover
Responsable des contrats et des finances des installations
Un hôpital pédiatrique de premier plan remet sur pied son processus de construction
Al Nover est le responsable des finances et des contrats au sein du BCH, établissement hospitalier de référence mondiale offrant des soins pédiatriques avant-gardistes. « L'équipe de gestion des installations du Boston Children's Hospital est réellement une organisation au service de l'hôpital. Nos clients sont les docteurs et les services qui ont besoin d'espace. Quand ils ont besoin de faire construire de nouveaux bâtiments, nous supervisons leur construction. »
Lorsque le Boston Children's Hospital a présenté son ambitieux plan d'investissement sur 10 ans d'un montant de 3 milliards de dollars, renommé « Transforming Tomorrow » (Transformer l'avenir), la pièce maîtresse de cette stratégie était le Hale Family Center : un hôpital pédiatrique de pointe associé à un centre de recherche sur 15 niveaux, dont quatre en sous-sol. Sa technologie médicale avant-gardiste et sa conception fondamentalement humaine ne feraient que renforcer la renommée de l'hôpital en tant que centre mondial de soins pédiatriques.
Une évaluation des risques relatifs à l'exécution de ce projet d'investissement a permis de constater que l'équipe de gestion des installations du BCH disposait d'une expertise approfondie et bien adaptée à la complexité des projets qu'elle gère. L'audit a également révélé l'existence d'un nombre inquiétant de feuilles de calcul, d'entrées manuelles et d'îlots déconnectés de données critiques en termes de temps pour les processus.
« Grâce à l'audit, nous avons pu constater que nous opérions un contrôle de coûts efficace et que nos chefs de projet étaient compétents, affirme Al Nover, mais tout était fait sur Excel, comme pour beaucoup d'institutions à cette époque. Nous avions des feuilles Excel cloisonnées, que seul le chef de projet pouvait consulter et comprendre. Certaines de ces feuilles étaient très compliquées. »
Numériser, exploiter, uniformiser
Le BCH a fait appel à une société de conseil en projet d'immobilisation de premier plan pour, selon l'expression imagée d'Al Nover, « nous aider à sortir du monde des feuilles de calcul et des données cloisonnées ». Le premier maillon de la chaîne de lancement du projet et d'approbation du financement, un dossier de plus de 7 centimètres d'épaisseur appelé « Série de mesures », représentait tout ce qui devait disparaître.
« Tout était manuel, affirme un Al Nover mi-émerveillé, mi-amusé. Nous remplissions réellement des enveloppes de documents à ras bord et les envoyions par courrier dans d'autres services. Cela semble si ridicule maintenant ! On pourrait presque se demander où cette série de mesures a pu bien passer. Nous sommes au téléphone, à essayer de retrouver les signatures… »
Armé d'une stratégie opérationnelle pour réduire les risques et favoriser l'amélioration, le BCH s'est mis en quête d'une nouvelle solution numérique et a découvert Procore, mais aussi l'efficacité à toute épreuve d'une plateforme numérique tout-en-un, fournissant des données de projet claires à l'ensemble des collaborateurs.
Al Nover est catégorique : « Grâce à Procore, nous avons numérisé la plupart de nos processus métier, ce qui a été un avantage considérable pour nous. Plus important encore, lorsque nous ouvrons un projet, les données financières sont uniformisées et synchronisées automatiquement dans Procore, l'ERP Oracle et le logiciel Hyperion Capital Planning ».
Les données de projet mises à jour en permanence circulent dans l'entreprise, sont consolidées dans la plateforme Procore et sont dotées d'une clarté qui permet leur exploitation. « Les équipes de projet ont ainsi toutes les informations nécessaires, explique Al Nover. Il n'y a pas de saisie manuelle ; tout est synchronisé dans le grand livre. Nous pouvons voir tous les changements, tous les bons de commande, tous les engagements, et toutes les données financières sont numérisées. »
L'avenir du Hale Family Building et du BCH
Le Hale Family Building, dont l'ouverture est prévue à l'automne 2021, incarne l'avenir des soins pédiatriques. Qu'il s'agisse des environnements chirurgicaux entièrement intégrés, des laboratoires cliniques en espace ouvert pour optimiser l'efficacité ou de la profusion d'espaces verts intérieurs et extérieurs contribuant à la guérison, le projet relie présent et avenir. De même, Al Nover est convaincu que les données de projet contribueront à la croissance continue du BCH à l'avenir.
« Nous avons choisi Procore Analytics et son nouveau pack de reporting dédié aux maîtres d'ouvrage. Maintenant que nous disposons de toutes nos informations au même endroit, j'ai hâte de creuser un peu pour voir toute la valeur que nous pouvons extraire de nos données de projet. »
Le BCH exige que tous les projets d'installations soient gérés dans Procore, des nouvelles constructions les plus grandes et les plus complexes, comme le Hale Family Building, à la plus simple amélioration. À ce jour, le BCH a dirigé des centaines de projets à partir de la plateforme Procore.
Al Nover a suffisamment d'expérience dans le secteur de la construction pour savoir que l'objet de toute cette histoire, ce sont les gens, et que la technologie est à son meilleur niveau lorsqu'elle contribue à l'avancement de cette cause.
« Vous savez, mon objectif a toujours été d'assister les équipes de projet et les chefs de projet qui doivent constamment gérer des urgences. Désormais, ils n'ont plus besoin de courir partout. Il leur suffit d'aller sur Procore pour consulter les DDR, les soumissions, les plans et les photos ; tout le côté gestion des documents, en fait. Grâce à l'intégration des données financières, ils disposent d'un guichet unique très intuitif qui leur facilite réellement la vie. » Al Nover s'interrompt. « Pour nous les avantages tiennent en quatre mots : efficacité, visibilité, précision et contrôle. Nous ne cherchons plus nos documents ; nous savons où trouver ce dont nous avons besoin. Procore est notre source d'informations unique fiable. »
Pour en savoir plus sur l'histoire du BCH racontée par Al Nover, regardez l'enregistrement de notre intervention lors de la conférence Groundbreak 2020 : Gérer la réussite financière de ses projets d'investissement en tant que maître d'ouvrage.
Pour en savoir plus sur l'histoire du BCH racontée par Al Nover, regardez l'enregistrement de notre intervention lors de la conférence Groundbreak 2020 : Gérer la réussite financière de ses projets d'investissement en tant que maître d'ouvrage [EN].
